در این مقاله به آموزش انبارداری با اکسل می پردازیم. اگر منابع شما کم است، صفحات گسترده اکسل می تواند راه خوبی برای شروع انبارداری باشد و این مقاله برای شما مناسب است. همچنین اکسل یک ابزار  در دسترس ساده برای کمک به راه اندازی انبارداری تعمیر و نگهداری با یک روش آسان  است. اگر می‌خواهید سیستم انبارداری خود را از کاغذ یا یادداشت‌های چسبناک به سطح مناسبی برسانید، اکسل گام بسیار مناسبی است

آیا می توانم از اکسل برای انبارداری استفاده کنم؟

انبارداری با اکسل می تواند به شما کمک کند تا موجودی و اقلام انبار را بهتر سازماندهی و ردیابی کنید، بنابراین تصور بهتری از آنچه دارید و نیاز دارید در اختیار شماست. یک سیستم انبارداری با اکسل می‌تواند برای شما امکان دسته‌بندی و برچسب‌گذاری اقلام موجودی انبار را برای بهبود آگاهی در تیم شما ایجاد نماید. این همچنین به شما کمک می کند تا برای نیازهای موجودی انبار، بودجه لازم را تعیین نمایید.

و در حالی که انبارداری با اکسل می تواند به شما کمک کند تا پیش بروید، گام بعدی توسعه، استفاده از نرم افزارهی تخصصی در این زمینه برای درک واقعی و بهینه سازی موجودی خود است.

نحوه پیگیری موجودی در انبارداری با اکسل

مایکروسافت اکسل یک راه حل صفحه گسترده عمومی شگفت انگیز است که می تواند برای بسیاری از وظایف تجاری استفاده شود. این شامل پیگیری موجودی قطعات یدکی اولیه است. اگرچه هرگز جایگزینی برای یک راه حل انبارداری اختصاصی واقعی نیستید، می توانید اصول اولیه را پوشش داده و تا زمانی که نیازهایتان افزایش یابد، به عنوان راه حل کوتاه و ساده از اکسل استفاده کنید.

انبارداری شامل داشتن لیست جامع و دقیقی از قطعات یدکی است که مدیریت می کنید (ذخیره شده در محل یا سفارش به موقع).

هنگامی که موجودی را در یک صفحه گسترده اکسل دنبال می کنید، بهتر می توانید درک کنید:

• چند تا از این قطعات در دست دارید
• چه زمانی باید سفارش داد که موجودی کم است
• از کجا می توان اقلام را سفارش داد

این صفحه‌گسترده‌ها تنها زمانی خوب هستند که مردم آن‌ها را به‌روز نگه دارند، بنابراین به‌روزرسانی در هنگام استفاده/مصرف آن بخش‌ها ضروری است. «شمارش» دوره‌ای موجودی را می‌توان برای مشاهده مکان‌هایی که ممکن است ضایعات، فساد یا سرقت وجود داشته باشد، انجام داد.

یک فرآیند انبارداری با اکسل جایگزین یک سیستم واقعی و پویا که در یک CMMS (سیستم مدیریت تعمیر و نگهداری کامپیوتری) یا سایر سیستم‌های پیدا می‌کنید، نمی‌شود ، اما می‌تواند یک راه‌حل اساسی، موثر و کم هزینه ای باشد.

 فایل انبارداری با اکسل

انبارداری با اکسل با اطمینان از ردیابی اطلاعات کلیدی درست شروع می شود. ما در انتهای این متن یک قالب اکسل انبارداری پیش فرض را در اختیار شما قرار داده ایم. که برای شروع کار مناسب است. 

منبع اصلی اطلاعات لیستی از قسمت هایی است که می خواهید ردیابی کنید. در زیر قالب پیش فرض موجودی عمومی اکسل وجود دارد که نقطه شروع خوبی است.

فیلدهای اساسی فایل انبارداری با اکسل  عبارتند از:

• شناسه موجودی  – این باید یک ترکیب شماره شناسایی/حرف منحصر به فرد باشد. برخی از قسمت # فروشنده اصلی یا مشابه آن استفاده می کنند. یا می توانید خودتان ترکیب دلخواه خود را پیاده کنید.

• نام– فقط مطمئن شوید که از نامی استفاده می کنید که افراد با جزئیات کافی تشخیص می دهند تا با سایر قسمت ها اشتباه گرفته نشود.
• شرح – برای روشن شدن جزئیات بیشتر اضافه کنید.
• قیمت واحد  – در قالب استاندارد اکسل، این مبلغ به ریال است که اکثراً برای قیمت یک واحد مصرفی جداگانه استفاده می‌کنند. به عنوان مثال، اگر من یک شانه تخم مرغ را  (30 عدد) سفارش دهم و قیمت آن 300،000 ریال قیمت داشته باشد، قیمت واحد برابر با 1،000 ریال است.
• تعداد موجودی در انبار  –  این تعداد کل واحدهای موجودی یک کالای من در انبار است. در مثال تخم مرغ، اگر من 10 شانه تخم مرغ داشته باشم، 300 عدد تخم مرغ در انبار دارم.
• ارزش موجودی  – تعداد واحدها را در قیمت واحد ضرب کنید. این به شما ارزش کل آن قسمت را نشان می دهد. همچنین می توانید جمع این ستون را برای ارزیابی کامل ارزش موجودی محاسبه کنید.

• سطح سفارش مجدد  – این حداقل تعداد واحدهایی از یک کالاست که نیاز دارید در انبار داشته باشید. به طور معمول، این عدد مقداری است که قبل از اتمام کامل موجودی، زمان کافی برای سفارش تعداد مورد نیاز مجدد و جلوگیری از نبود کالا در انبار را دارید.
• زمان سفارش مجدد بر حسب روز  – به این «زمان هدایت» نیز گفته می‌شود و مدت زمان لازم برای دریافت کالا های جدید پس از سفارش  را اندازه‌گیری می‌کند. این # در مواقعی به‌روزرسانی می‌شود که دریافت کالا های بیشتر، طول بکشد.
• تعداد سفارش  – این نشان می دهد که چند واحد در سفارش دارید تا بتوانید پیگیری کنید.

فیلدهای احتمالی متعددی در قالب استاندارد اکسل وجود ندارد که باید در نظر گرفته شود – به سادگی آنها را به عنوان ستون های جدید به XLS خود اضافه کنید.

• # قفسه – شناسه قفسه ای که کالا در آن نگهداری می شود
• موقعیت – نمایش اطلاعات دقیق در مورد محل ذخیره فیزیکی قطعات.
• سفارش مجدد – کهدر صورت رسیدن به سطح سفارش مجدد به شما پرچم قرمزی در جهت سفارش مجدد نشان می دهد

مواردی که می توانید به این جدول اضافه نمایید:

• “نحوه سفارش” در مقابل “نحوه استفاده”  – این شامل فیلدهای مناسبی است که بین نحوه سفارش شما (معمولاً بر اساس جعبه، کیف، گالن یا عنوان ظرف دیگر) و نحوه مصرف یا استفاده از آن کالا (معمولاً توسط هر یک یا اونس یا مشابه). این در نهایت چندین فیلد است، زیرا شما این فیلدها را ردیابی کرده اید، به علاوه هزینه سفارش داده شده/استفاده شده و اطلاعات مشابه.
• اطلاعات فروشنده  – اطلاعاتی برای نشان دادن اینکه چه کسی / کجا آن قطعات را سفارش می دهید.
• قسمت #های تفصیلی  – معمولاً برای گسترش و شامل بارکد #، قسمت #، قسمت فروشنده # و غیره استفاده می‌شود.
• دسته بندی قطعات  – این می تواند برای ردیابی انواع جداگانه قطعات، به ویژه برای ارزیابی مفید باشد.

الگوی اکسل دارای قابلیت مرتب‌سازی اولیه و حتی فیلتری برای نشان دادن قسمت‌هایی است که در زیر ترتیب مجدد قرار دارند (تعیین ریاضی ساده اگر (تعداد موجود + مقدار سفارش) <= نقطه سفارش مجدد). همچنین می توانید از فرمول های اکسل برای کل یا میانگین موجودی استفاده کنید.

مطلب پیشنهادی جهت مطالعه : مرتب و فیلتر کردن در اکسل

راه حل انبارداری با اکسل جایگزین یک سیستم موجودی کامل CMMS نمی شود. نقص های زیادی وجود دارد. برخی از این نقص ها شامل موارد زیر می شود:

• مدیریت چندین انبار، فروشندگان
• افزایش و کاهش بر اساس سفارش‌های کاری
• هشدار از طریق ایمیل در صورت کم بودن
• ایجاد یا مدیریت درخواست هنگام سفارش است.

همچنین داشتن چندین نفر برای به اشتراک گذاری یا مدیریت یک سیستم موجودی انبارداری با اکسل چالش برانگیز است. همانطور که از نیازهای اساسی انبارداری رشد می کنید، خرید نرم افزار انبارداری قوی در نظر داشته باشید .

دوره پیشنهادی : آموزش اکسل ICDL 2019

جایگزین های قالب انبارداری با اکسل

کنترل موجودی ممکن است مشکل باشد. وقتی نوبت به ردیابی انواع مختلف موجودی و دسترسی به داده‌های مربوط به هر کالایی که وارد و خارج از سازمان شما می‌شود، می‌رسد، ممکن است به راحتی غرق شوید و به طور کلی مسیر را از دست بدهید. چه از الگوهای انبارداری با اکسل یا چیزی روی کاغذ استفاده کنید، راههای نیز بهتری وجود دارد!

به جای تلاش برای طراحی صفحه گسترده یا فرم ردیابی خود، بررسی کنید که چگونه استفاده آسان از اکسل و یا نرم افزار می تواند به شما در بهبود انبارداری برای صرفه جویی در زمان و منابع کمک کند.

شغل پیشنهادی : شما در صورت تسلط بر اکسل می توانید در شهر کار به انجام کارهای مرتبط بپردازید.

راه حل های انبارداری که فراتر از اکسل هستند

یک الگوی انبارداری با اکسل مفید است، اما کنترل کامل اقلام شما را ارائه نمی دهد. شرکت‌های نرم‌افزاری با راه‌حل‌هایی که بر اساس نیازهای موجودی طراحی شده‌اند، انبارداری را به سطوح جدیدی رسانده‌اند. با  نرم افزار انبارداری ، انبارداری شما فراتر از الگوی اکسل می رود تا ارائه دهد:

• تخصیص موجودی به مکان، شخص یا پروژه
• درخواست های آنلاین و اعلان های ایمیل برای استفاده از موجودی
• داده های دقیق از طریق گزارش ها و نمودارهای موجودی

یکی دیگر از مزایای برخی از این نرم افزار ها این است که مبتنی بر ابر است و می توان از هر مکانی در هر دستگاه تلفن همراه پشتیبانی شده استفاده کرد. می‌توانید کیلومترها از موجودی خود دور باشید، اما همچنان اعداد را بررسی کنید یا معاملات انجام دهید. یک کاتالوگ داخلی حتی باعث سفارش سریع و آسان اقلام جدید می شود که همه آنها را می توان در سیستم انبارداری شما ردیابی کرد.